Subsidie aangevraagd? Geef direct aandacht aan de administratieve verplichtingen!

Na de indiening van een subsidieaanvraag denken de meeste aanvragers dat het belangrijkste werk gedaan is. Dat is echter niet zo!  De uitvoering van een project en de administratie daarbij is net zo belangrijk.

Het duurt vaak een tijd voordat duidelijk wordt of de aanvraag goedgekeurd is. Het is goed om deze tijd te gebruiken om na te gaan welke administratieve verplichtingen aan de aanvraag verbonden zijn en hoe hier aan voldaan kan worden. Als hier bij de start van een project goed aandacht aan wordt besteed kan dit later veel problemen voorkomen.

Een subsidie aanvraag bestaat vaak uit verschillende kostencategorieën en het bewijs dat kosten gemaakt zijn is per categorie anders. Het maken van goede afspraken over het bijhouden van de kosten en opvolgen van deze afspraken zal bij de afsluiting van het project veel tijd en energie besparen.

Aandachtspunten:

• Kijk samen met uw adviseur goed naar de eisen en subsidievoorwaarden die in de regeling zijn opgenomen voor het verantwoorden van de kosten.
• Richt de subsidieadministratie in op het voldoen aan deze voorwaarden. Denk aan: urenadministratie bij loonkosten, offerte(s), opdrachtverlening, facturering en betaalbewijzen bij externe kosten.
• Maak bij een samenwerkingsproject afspraken met de projectdeelnemers over de wijze waarop kosten bijgehouden moeten worden.
• Bij deze afspraken is het aan te bevelen om op te nemen dat de deelnemers regelmatig een overzicht verstrekken van de gemaakte kosten. Dit helpt bij het bewaken van de voortgang van een project.
• Maak samen met uw adviseur een beknopt format voor het bijhouden van de inhoudelijke voortgang van het project. Zijn er bijvoorbeeld afwijken t.o.v. de planning? Wat zijn de werkzaamheden en wat is de begroting? Het regelmatig invullen van zo’n format maakt mogelijk dat afwijkingen op tijd bij de subsidieverstrekker gemeld kunnen worden.
• Als een project inkomsten/opbrengsten genereert moet dit ook bijgehouden worden.
• Als het subsidiebedrag meer bedraagt dan € 125.000 zal bij het vaststellingsverzoek aan het einde van het project door een accountant een controle uitgevoerd moeten worden. We raden aan om de accountant bij de start van het project op de hoogte te brengen van de manier waarop de kosten bijgehouden worden. Er kan dan met de mening van de accountant rekening gehouden worden, waardoor de controle eenvoudiger en sneller uitgevoerd kan worden.

Als een subsidieaanvraag goedgekeurd wordt is het heel plezierig om op basis van deze punten de uitvoering van het project te doen. Ergernissen rond kosten die achteraf niet subsidiabel blijken te zijn worden voorkomen.

Hoewel de administratieve verplichtingen vaak gezien worden als omslachtig en tijdrovend om aan te voldoen, zal blijken dat het op basis van deze uitgangspunten in de praktijk best meevalt.

Veel succes met de uitvoering van het subsidieproject!

Heeft u hulp nodig om de lasten van deze plichten lichter te maken? Neem dan contact op met een van onze adviseurs. Bij Balance denken we graag met u mee.